Dane biometryczne pracowników

Wielu pracodawców wykorzystuje nowe technologie, aby tworzyć lub udoskonalać tworzone przez nich miejsca pracy. Nowoczesne rozwiązania informatyczne wspierają nie tylko pracę samych pracowników, lecz są również wykorzystywane w procesie rekrutacji czy do zarządzania i komunikacji z pracownikami. Od stycznia 2019 roku na skutek elektronizacji akt pracowniczych ograniczono ilość dokumentów, które należy archiwizować w formie papierowej. Coraz więcej polskich firm decyduje się również na eliminację tradycyjnych metod ewidencjonowania czasu pracy pracowników oraz zabezpieczeń wejścia na teren zakładu pracy i wprowadzenie biometrycznych systemy kontroli czasu pracy pracowników.    

Rejestracja czasu pracy za pomocą danych biometrycznych nie zawsze będzie zgodna z RODO. Dane biometryczne to dane szczególnej kategorii, które podlegają wzmożonej ochronie prawnej i mogą być przetwarzane tylko w wyjątkowych sytuacjach. Aby przetwarzanie tej kategorii danych było legalne, należy spełnić określone przesłanki. Co do zasady przetwarzanie tego rodzaju danych powinno być niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracownika lub pracodawcę. Przepisy prawa pracy nie dają jednak podstawy prawnej do przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji czasu pracy. Zgodnie z art. 22¹ᵇ Kodeksu pracy szczególne kategorie danych, w tym dane biometryczne mogą być przetwarzane jedynie: 

  • za zgodą osoby ubiegającej się o zatrudnienie bądź pracownika wyłącznie, gdy ich przekazanie następuje z inicjatywy tych osób, 
  • wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony. 

Zgoda na przetwarzanie danych powinna być dobrowolna, świadoma, a pracownik ma prawo odwołać ją w dowolnym momencie bez żadnych negatywnych konsekwencji. Powinno również nastąpić z inicjatywy tych osób. 

Zgodnie ze stanowiskiem PUODO dotyczącym przetwarzania danych biometrycznych co do zasady pracodawca wykorzystując dane biometryczne pracowników do rejestracji czasu pracy, naruszyłby zasady wynikające z RODO. Każdy przypadek przetwarzania danych biometrycznych należy przeanalizować indywidualnie, z uwzględnieniem wszystkich jego aspektów, biorąc m.in. pod uwagę zasadę adekwatności, zgodnie z którą zbierać można jedynie te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym są gromadzone oraz warunki w jakich pracownik wyraził zgodę na przetwarzanie tej kategorii danych. Nie jest możliwe na gruncie RODO odgórne narzucenie wszystkim pracownikom tej formy ewidencjonowania czasu pracy bądź dostępu do pomieszczeń w zakładzie pracy.

Innovations Tax & Legal Care

Autorzy:

Magdalena Raniszewska – radca prawny

Karolina Gałka – aplikant radcowski

Zamknij menu