ELEKTRONICZNE ZAWIERANIE UMÓW

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej, w wersji z dnia 20 kwietnia 2022 roku. Tym razem prace toczą się nad nowym pomysłem który docelowo ma ułatwić pracę małych przedsiębiorców. Mowa o utworzeniu systemu teleinformatycznego dla mikroprzedsiębiorców, rolników oraz rodziców zatrudniających nianie. Takie rozwiązanie ma prowadzić do ułatwienia zawierania umów o pracę, dzieło, zlecenie i innych, jak i wprowadzenia zmian czy ich wypowiedzenie. Wszystkie zawarte tam informacje mają bezpośrednio trafiać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jak i urzędów skarbowych. Jest to drugi taki projekt – pierwszy miał miejsce w grudniu ubiegłego roku.

System docelowo ma mieć wyróżnione funkcjonalności, tj. zawarcie i zmianę umowy, obliczenie wymiaru urlopu przysługującemu pracownikowi, rozwiązanie umowy, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, wydanie świadectwa pracy, a także dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy. Administratorem tych danych ma być minister właściwy ds. pracy, i to on ma udostępniać dalej Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i urzędom skarbowym odpowiednie dane.

Rozwiązanie to docelowo ma być rozwiązaniem dobrowolnym. Pracodawca będzie musiał podać wszystkie dane potrzebne do zawarcia umowy, w zależności od jej rodzaju. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na ten sposób rozpoczęcia współpracy, to cała dokumentacja tej umowy będzie prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej. Możliwość prowadzenia dokumentów inaczej niż w tradycyjny sposób będzie rozszerzona także na umowy zawarte poza systemem.

Zakończenie obsługi takiej umowy ma się zakończyć w przypadku wycofania zgody na tą obsługę przez jedną ze stron, jak i po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy. Cofnięcie zgody nie będzie to możliwe po rozwiązaniu czy wygaśnięciu umowy.

Cała instytucja ma odciążyć mikroprzedsiębiorców w związku ze wszystkimi wymaganiami formalnymi związanymi z zawiązywaniem stosunków między stronami. Może to być uciążliwe ze względu brak zasobów jak i wiedzy co do wypełnienia wszelkich potrzebnych kwestii, szczególnie dla cudzoziemców. Istnieją jednak obawy, iż stworzenie takiego systemu będzie służyło po prostu większej kontroli nad przedsiębiorcami, gdzie istnieją także inne, prostsze rozwiązania służące temu samemu celowi. Przykładowo, mogłoby to być wprowadzenie zmian w Kodeksie pracy, tj. dopuszczenie zawierania umów o pracę w formie elektronicznej i dokumentowej, czyli możliwości przesyłania w formie elektronicznej skanu podpisania umowy o pracę.

Szacowane koszty wytworzenia systemu szacuje się na poziomie 5,5 mln złotych, rozłożony na lata 2023-2025. Cały system ma zostać uruchomiony w ciągu 3 lat od dnia wejścia tych przepisów w życie – one za to mają zacząć obowiązywać po 30 dniach od dnia ich opublikowania.

Autor:

Sylwia Gromek – Młodszy Prawnik

Zamknij menu