Paperless – biznes bez papieru?

W dobie epidemii wiele firm zdecydowało się na wdrożenie pracy zdalnej. Samo powierzenie pracy zdalnej nie wymaga szczególnych formalności. Pracodawca może więc ją wdrożyć na podstawie ustnego polecenia, pisemnego zarządzenia lub w jakiejkolwiek innej formie, jaką uzna za stosowną. Praca zdalna jako forma pracy na odległość może być wykonywana nie tylko w domu pracownika, ale również w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Zdalne wykonywanie pracy w wielu przypadkach może oznaczać również w praktyce wdrożenie nowych rozwiązań, umożliwiających prowadzenie biznesu na odległość.  Digitalizacja dokumentów oraz wdrożenie paperless to proces. Warto jednak wiedzieć jakie czynności oraz jakie sprawy nie wymagają formy pisemnej.  

Zasadniczo polskie prawo pozwala zawrzeć umowę w dowolnej formie. Może być więc to forma ustna, pisemna czy też forma aktu notarialnego. Umowę można zawrzeć również przez tzw. czynności konkludentne. A więc przez przystąpienie do wykonywania takiej umowy.  

Są jednak takie umowy, które muszą być koniecznie zawarte w formie pisemnej. W innym wypadku bowiem są nieważne i nie rodzą żadnych skutków prawnych. Są też takie, które muszą być zawarte w formie aktu notarialnego.   

Do umów które należy zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności możemy zaliczyć leasing, poręczenie, umowę o zakazie konkurencji. Niektóre umowy należy zawierać na piśmie, ale nie zachowanie formy nie powoduje nieważności takiej umowy. Umowa jest ważna. Strony jednak mają ograniczenia w dochodzeniu swoich praw przed sądem. Do tego rodzaju umów zaliczamy: umowę o roboty budowlane czy umowę spółki cywilnej. 

Jeżeli kodeks nie przewiduje formy szczególnej dla umowy, można zawrzeć ją w dowolnej formie. To znaczy zarówno w formie ustnej, pisemnej, elektronicznej, dokumentowej jak i aktu notarialnego. Wybór formy w takim wypadku pozostawiony jest woli stron. 

Można zatem ustalić w umowie, iż będzie ona zawarta formie elektronicznej przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego bądź w formie dokumentowej. 

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. 

SMS, e-mail bądź skan dokumentu z podpisem będzie stanowić właśnie formę dokumentową. 

W przypadku umowy pożyczki, przepisy prawa zastrzegają wręcz zachowania formy dokumentowej gdy wartość pożyczki przekracza tysiąc złotych. 

Umowy zawierane z konsumentami mogą być zawierane na odległość w formie dokumentowej, a więc nawet przez SMS. Przedsiębiorca powinien jednak wówczas spełnić obowiązki wynikające z ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta. 

Możliwe jest załatwienie wielu spraw i czynności urzędowych przez Internet i bez wychodzenia z domu. Każdy wniosek składany przez Internet do organów państwowych, np. do urzędu skarbowego, ZUS czy Urzędu Miasta musi być podpisany. Wiele spraw można załatwić przez Internet, korzystając z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego na platformie ePUAP. 

Profil zaufany jest podpisem potwierdzającym tożsamość (przypisanym do konkretnego numeru PESEL) w kontaktach on-line z urzędami.  

Kwalifikowany podpis elektroniczny to produkt komercyjny stanowiący zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą urządzenia do składania podpisu elektronicznego i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. 

Profil zaufany znajduje zastosowanie jedynie w załatwianiu spraw urzędowych online (np. przez ePUAP, obywatel.gov.pl, PUE ZUS, praca.gov.pl) – czyli na platformach urzędowych. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie, ponieważ z jego użyciem można zarówno załatwić sprawy urzędowe, jak i podpisywać dokumenty komputerowe. 

Wykorzystując bezpieczny podpis elektroniczny, można między innymi: 

  • podpisać faktury elektroniczne, 
  • zawrzeć umowy handlowe, 
  • zarejestrować działalność gospodarczą, 
  • podpisać pisma procesowe w sądowym postępowaniu upominawczym, 
  • podpisać deklaracje podatkowe. 

Ponadto od 31 maja 2019 r. nie tylko postępowania administracyjne, lecz również postępowania sądowo-administracyjne mogą być prowadzone w formie elektronicznej. 

W kolejnym projekcie tarczy antykryzysowej zaproponowano również komunikację sądami w formie elektronicznej, wnoszenie pism procesowych przez ePUAP oraz e-rozprawy w postępowaniu cywilnym. 

Innovations Tax & Legal Care

Autorzy:

Magdalena Raniszewska – radca prawny

Karolina Gałka – aplikant radcowski

Zamknij menu