ZDALNE ZGROMADZENIE WSPÓLNIKÓW SPÓŁKI Z O.O.

Zbliża się termin na przeprowadzenie corocznego zgromadzenia wspólników. Za sprawą sytuacji epidemiologicznej znowelizowano przepisy dotyczące odbywania zebrań kolegialnych organów osób prawnych, w tym spółek handlowych. 

Obecnie jeśli umowa spółki z o.o., nie wyłącza przeprowadzenia zgromadzenia wspólników na odległość, zgromadzenie wspólników może odbyć się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Decyzja o przeprowadzeniu zdalnego zgromadzenia wspólników powinna zapaść już na etapie zwołania zgromadzenia wspólników. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie. Zawiadomienie powinno zawierać między innymi informacje o możliwości i sposobie uczestniczenia w zgromadzeniu, sposobie wypowiadania się oraz wykonywania prawa głosu podczas zgromadzenia przy pomocy środków komunikacji na odległość. 

Zgodnie z nowelizacją w celu odbycia zgromadzenia na odległość konieczne będzie przyjęcie regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. W Regulaminie mają się znaleźć jedynie wymogi niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. Podjęcie uchwały może odbyć się w formie obiegowej, elektronicznie, a nawet w formie dokumentowej. 

Taka możliwość została wprowadzona na mocy art.  15zzzr specustawy o zwalczaniu i zapobieganiu zakażeń koronawirusem. W czasie trwania stanu epidemii bądź stanu zagrożenia epidemicznego oświadczenie woli członka organu osoby prawnej może zostać złożone w formie dokumentowej bez względu na odmienne zastrzeżenie ustawy lub czynności prawnej. 

Jednocześnie należy pamiętać, że każde zgromadzenie wspólników musi mieć jedną fizyczną lokalizację, którą zgodną z ogólnymi regułami będzie najczęściej siedziba spółki. W konsekwencji, w miejscu odbywania zgromadzenia konieczna jest obecność co najmniej przewodniczącego oraz protokolanta. Natomiast pozostali uczestnicy zgromadzenia mogą uczestniczyć w nim zdalnie. 

Uczestnicy zgromadzenia do wzajemnego połączenia się mogą wykorzystać narzędzia, które dają możliwość transmisji obrazu, a także pozwalają na dwustronną komunikację. Wspólnicy muszą mieć możliwość aktywnego uczestniczenia w obradach, wyrażania swojego stanowiska, składania wniosków czy też oddania głosu. Środki komunikacji na odległość powinny również umożliwiać udostępnienie treści dokumentów okazywanych w czasie zgromadzenia, a w przypadku głosowania nad powołaniem lub odwołaniem członka zarządu lub udzielenia absolutorium oddanie tajnego głosu. W tym celu warto skorzystać z dodatkowej aplikacji umożliwiającej weryfikację tożsamości głosujących osób za pomocą hasła oraz szyfrowanie głosów. 

Ze zgromadzenia wspólników przeprowadzonego zdalnie należy sporządzić pisemny protokół na zasadach ogólnych. Uczestnicy biorący zdalny udział w zgromadzeniu są zwolnieni z obowiązku złożenia osobistego podpisu na liście obecności.

Prawimy o Prawie

Autor: Karolina Gałka

aplikant radcowski

Zamknij menu