W ostatnich latach strony coraz częściej decydują się na uregulowanie współpracy w ramach tzw. umów ramowych, w których regulują swoje podstawowe obowiązki, zabezpieczenia, kary umowne, zasady przeniesienia praw autorskich do stworzonych dzieł/utworów oraz właśnie zasady składania zamówień i odbiorów dookreślonych w przyszłości prac.

Umowy te w zdecydowanej większości zawierane są w formie pisemnej, czy to odręcznej, czy też z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi.

W IT ten model jest szczególnie powszechnie używany w umowach B2B z programistami, którzy dostają zamówienia na wykonanie części kodu lub też mniejszych modułów, funkcjonalności, a przydział danych zadań do poszczególnego programisty nie jest możliwy z większym wyprzedzeniem czasowym na cały okres tworzenia danego oprogramowania.

Umowy ramowe – szczegóły

Strony mogą stosować więc 2 sposoby ustalania tego co stworzy/wytworzył dany programista, w zależności od tego, jak często przekazywane są mu zadania i czy ich ustalenie z wyprzedzeniem nie jest nadmiernie utrudnione:

1. 1. Jeśli Zamawiający przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia przez programistę wie dokładnie, co ma zostać stworzone w przyszłości – reguluje je:
   * w zamówieniu składanym w określonych odstępach czasu – w którym określone są konkretne utwory / funkcjonalności / elementy danego oprogramowania, które mają zostać stworzone w określonym czasie w przyszłości (np. w ciągu miesiąca lub kwartału).

2. Jeśli Zamawiający przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia nie wie dokładnie, co ma zostać stworzone przez danego programistę w przyszłości – reguluje je:
* w specyfikacji tworzonej po upływie danego okresu rozliczeniowego – w której określone są już utworzone utwory / funkcjonalności / elementy danego oprogramowania, które zostały wytworzone w ramach mikro zadań składanych w znacznie krótszych okresach czasu.

Zarówno w 1 jak i 2 opcji wielu Zamawiających zgadza się na uregulowanie, że Zamówienia lub Specyfikacja będą sporządzane w postaci elektronicznej i wysyłane mailowo albo za pomocą innego systemu elektronicznego. Tymczasem pojawia się problem: zgodnie z art. 53 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509):

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

No i gdzie prawnik widzi problem, skoro sama umowa jest podpisana w formie pisemnej, a w Internecie inny prawnik Kowalski czy Nowak twierdzi, że ta umowa ramowa wystarczy? W tym, że każde zamówienie/zlecenie zadań do umowy ramowej stanowi de facto odrębną umowę wcielającą zapisy umowy ramowej do swojej treści, a w przypadku gdy to w specyfikacji dopiero określone są utwory, to specyfikacja stanowi uzupełnienie tej umowy o jej istotną część, jaką jest określenie, do czego prawa będą przenoszone.

I tu pojawia się problem – żaden przepis prawa polskiego nie wskazuje, że do skutecznego przeniesienia praw autorskich konieczne jest pisemne określenie jakiejś określonej części umowy, np. tylko pisemne określenie pól eksploatacji, czasu trwania i odpłatności za przeniesienie praw. Podobnie w tym zakresie milczy orzecznictwo, a reprezentanci nauki prawa są skrajnie różni w poglądach w tym zakresie.

Co więcej, w dotychczasowym orzecznictwie sądy wskazują raczej, że określenie cech utworu, do którego przenoszone są prawa autorskie stanowi tzw. elementy istotne umowy o przeniesienie praw autorskich do utworu (Wyrok SA w Warszawie z 3.11.2015 r., I ACa 217/15, LEX nr 2061767.)

Co to oznacza?

Oznacza to w skrócie, że w przypadku powstania sporu sądowego, Sąd ma pełną dowolność z jakiego poglądu nauki prawa skorzysta. Godząc się więc na określenie przedmiotu przeniesienia praw autorskich (bo tym de facto są określone funkcjonalności/inne elementy) w innej formie niż pisemna (czyli odręczna z podpisem lub z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego), Zamawiający przyjmuje ryzyko, że takie przeniesienie praw autorskich:

• zostanie uznane za nieważne (tu analogiczny wyrok Wyrok SA w Warszawie z 3.11.2015 r., I ACa 217/15, LEX nr 2061767) lub
• zostanie zmienione na licencje niewyłączną (co najbardziej prawdopodobne) (tu analogiczny Wyrok SN z 14.09.2005 r., III CK 124/05, LEX nr 164184).

W tej sytuacji użycie więc komunikacji elektronicznej do składania zamówień, które rzeczywiście ułatwia obieg dokumentów między stronami, może wywoływać jednak nieproporcjonalnie duże ryzyko w stosunku do dogodności, z którą taka komunikacja się wiąże.