Należyta staranność w spółce – kiedy, co i jak
Należyta staranność – co się kryje za tym doniosłym hasłem
Należyta staranność to pojęcie bardzo często pojawiające się w aspekcie podatków, ale co ono właściwie oznacza i dlaczego jest takie ważne?
Jest to kwestia głównie powiązywana z VAT-em i odpowiedzialnością w zakresie rozliczeń tego podatku. Tu ‘należyta staranność’ jest wymagana przy każdej transakcji.
Ale nie można również zapomnieć iż wiąże się ona z podatkami dochodowymi.
Kiedy my, jako Podatnicy musimy zachować należytą staranność w odniesieniu do podatków dochodowych?
Odpowiedź jest jedna – w każdych. 😊 Ale jest jedna szczególna sytuacja kiedy nakazują to wprost przepisy ustawy podatkowej.
Mowa o wypłacie wynagrodzenia podmiotowi nieposiadającemu w Polsce miejsca zamieszkania lub siedziby.
A konkretnie w sytuacji, w której weryfikujemy czy w danym przypadku musimy owy podatek pobrać lub czy możemy zastosować umowę międzynarodową i pobrać podatek w niższej wysokości lub nie pobrać go wcale.
TAK – choć wydaje się to dziwne czasami musimy płacić podatek za inny podmiot. Ma to miejsce właśnie przy wypłacie dla nierezydentów.
Na czym należyta staranność polega?
Mimo że ustawodawca wymaga od podatników zachowania ‘należytej staranności’ to nie zdefiniował tego pojęcia.
Co to zatem właściwie oznacza?
Z praktyki i orzecznictwa wynika, iż dochowaniem ‘należytej staranności’ jest wykonanie wszelkich możliwych działań, których można „racjonalnie” od podatnika oczekiwać. 😊 Proste, no nie?
Celem tych czynności ma być weryfikacja i sprawdzenie – w VAT: rzetelności kontrahenta i transakcji – a w podatku dochodowym warunków niepobrania/czy też pobrania niższego podatku.
„Powzięcie/ wykonanie wszelkich możliwych działań racjonalnie oczekiwanych” jest pojęciem bardzo obszernym. Co wchodzi w jego zakres i skąd statystyczny podatnik ma to wiedzieć?
Jednym ze wskazówek jest „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności”, a także orzecznictwo i praktyka organów.
Przede wszystkim w celu dochowania należytej staranności należy:
- zmapować zachodzące w przedsiębiorstwie procesy,
- wytypować wynikające w nich ryzyka oraz
- stworzyć system działań mających im zapobiegać.
W tym zakresie rekomendowane jest tworzenie i wdrażanie procedur podatkowych oraz prawnych. Ułatwiają one wykrywanie ryzyk oraz zabezpieczenie i udokumentowanie przeciwdziałaniu nieprawidłowościom.
Do najczęściej stosowanych procedur należą:
- procedura MDR (dotycząca schematów podatkowych),
- procedura WHT (dotycząca podatków dochodowych) i
- procedura VAT (dotycząca VAT – podatku od towarów i usług).
Procedura MDR jest dla niektórych podatników wprost wymagana przez przepisy prawa, pozostałe procedury mają za zadanie spełnienie kryterium należytej staranności.
Należyta staranność poza podatkami
Nie tylko w trosce o prawidłowe stosowanie przepisów prawa podatkowego konieczne jest tworzenie procedur.
Pojawiają się one również na gruncie prawa pracy lub przetwarzania danych osobowych.
Podobnie jak w przypadku regulacji prawa podatkowego, część procedur lub regulaminów jest wprost przewidziana przez przepisy. Pozostałe natomiast stanowią wyłącznie element rekomendowany do dochowania należytej staranności przedsiębiorcy.
Jakie ma to znaczenie poza prawem podatkowym?
Otóż im większe przedsiębiorstwo tym większe ryzyko możliwych naruszeń, np. w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Pracownicy posiadający wskazaną instrukcje działania w poszczególnych sytuacjach, poprzez utworzenie m.in. procedury obiegu dokumentów czy polityki haseł będą mniej narażeni na nieprawidłowe działanie.
Brak jasno określonych zasad mogłoby doprowadzić do nieprawidłowości, a nawet nałożenia kar na pracodawcę będącym, np. administratorem danych osobowych.
Co to są za procedury? Jak je wprowadzić i jak powinny wyglądać? Na te pytania odpowiemy w kolejnym artykule z cyklu 😉
A jeśli już widzisz, że tworzenie procedur, dokumentacji i protokołów powoduje zawrót głowy to chętnie zrobimy to za Ciebie! Zespół naszych ekspertów przeanalizuje potrzeby Twojej spółki, przygotuje procedury, a także przeprowadzi szkolenia w zakresie stosowania i wprowadzenia stworzonych procedur. Czyli przetłumaczymy prawniczy na polski!