Używasz ChatGPT w swojej pracy? Czy aby na pewno dobrze rozliczasz fakturę?

Bardzo ostatnio popularny case: nabycie usługi dostępu do czatu GPT (AI ostatnio na fali), otrzymujemy fakturę z wykazanym VAT – świetnie! Zatem uwzględniamy fakturę jako nabycie, odliczamy podatek i gotowe. Ale czy na pewno?
Jeśli przyjrzymy się fakturze to widnieje na niej oznaczenie EU OSS VAT, ale co to znaczy? Czy jest to dla nas istotne? Otóż bardzo!
Problem nie dotyczy tylko faktur za korzystanie z AI, może on się pojawić na każdej fakturze od zagranicznego dostawcy jakichkolwiek usług.
Na czym jednak polega ten problem? W przypadku zakupu usług od zagranicznego sprzedawcy przez podatnika VAT zasadniczo to nabywca jest odpowiedzialny za rozliczenie podatku.
Oznacza to, iż to nabywca zobowiązany jest do naliczenia VAT, który następnie, w tej samej deklaracji może odliczyć.
Ale jeśli nabywca otrzymał już fakturę z doliczonym podatkiem, to nie musi już robić tego we własnym zakresie i może ograniczyć się do odliczenia wykazanego podatku? Okazuje się, że nie.
Ustawodawca nie wprowadza w tym zakresie takich wyłączeń, bez znaczenia pozostaje czy VAT został już uwzględniony na fakturze oraz czy został wpłacony do organu podatkowego. W takiej sytuacji nabywca ma obowiązek rozliczenia faktury jako tzw. import usług.
Czy w takiej sytuacji nabywca może odliczyć wykazany podatek? Dlaczego został wykazany podatek, skoro nie zwalnia nabywcy z powtórzenia tej czynności?
Sednem problemu jest właśnie oznaczenie EU OSS VAT, a konkretnie jego znaczenie.
OSS czy One Stop Shop to procedura unijna umożliwiająca zapłatę i rozliczenie podatku przez sprzedawcę w miejscu jego siedziby. Oznacza to, iż sprzedawca mający siedzibę we Francji sprzedaje towar lub świadczy usługę np. elektroniczną dla nabywcy w Polsce, nie musi rejestrować się dla celów VAT w Polsce, lecz może w procedurze OSS uregulować polski podatek w urzędzie we Francji. Dlaczego więc nabywca ma sam doliczyć podatek?
Procedurę OSS można stosować wyłącznie do sprzedaży dla osób fizycznych nie prowadzących JDG.
A więc tylko jeśli nabywca nie jest podatnikiem VAT.
Wynika to z prostej przyczyny, tylko w przypadku sprzedaży konsumenckiej transgranicznej to sprzedawca dalej jest odpowiedzialny za odprowadzenie podatku. Jeśli transakcja odbywa się między dwoma podatnikami, to nabywca jest odpowiedzialny do wykazania kwoty podatku zarówno należnego jak i naliczonego. Skoro więc procedurę OSS można stosować tylko w przypadku sprzedaży konsumenckiej, to należy uznać, że oznaczenie EU OSS VAT na fakturze wystawianej na rzecz podatnika VAT jest nieprawidłowe, a wykazany podatek jest nienależny. Jeśli kontrahent wystawia fakturę z nieprawidłowo wykazanym podatkiem, a więc w sytuacji gdy podatek nie powinien być wcale wykazany, to nie ma prawa do jego odliczenia.
Jeśli wystawianie faktur i oznaczanie ich procedurą OSS wobec podatników VAT jest nieprawidłowe, to jak to możliwe, że tak duże podmioty popełniają tego typu błędy?
W przypadku na przykład zakupu usług dot. sztucznej inteligencji formularz dot. danych nie uwzględnia możliwości określenia się jako podmiot gospodarczy, dopiero na etapie danych do faktury możliwe jest wskazanie NIP. Może być to jeden z powodów nieprawidłowego stosowania procedury OSS. Jednak dla nabywcy istotniejszym niż przyczyna jest to, co powinien w takiej sytuacji zrobić. Przede wszystkim nie zakładać, iż faktura wystawiona przez duży podmiot na pewno wystawiona jest prawidłowo, o ile błąd dotyczyłby rynku krajowego i np. stawki podatku to nie stanowi to problemu dla nabywcy. Jednak jeśli dotyczy transakcji transgranicznych, w których przepisy wprost nakładają na nabywcę określone obowiązki i stawiają go w pozycji podatnika, nie należy ograniczać się do treści faktury.
Każdorazowo taką transakcję należy przeanalizować i zidentyfikować, jeśli więc zastosowano w sposób nieprawidłowy jakieś procedury transakcji transgranicznych, to nabywca sam powinien prawidłowo zaewidencjonować transakcję i poinformować kontrahenta o nieprawidłowościach.
W przypadku więc importu usług nie należy sugerować się oznaczeniami na fakturze, a w przypadku zastosowania procedury OSS w stosunku do podatnika należy pamiętać, że nie zwalnia go to z obowiązku wykazania importu usług (zarówno uwzględnienie podatku należnego jak i naliczonego) oraz nie daje prawa do odliczenia wadliwe wykazanego podatku na fakturze.