28.09.2023

Dyrektywa UE o transparentności i jawności wynagradzania – nowe przepisy w pytaniach i odpowiedziach

Udostępnij:

Czy dyrektywa unijna sprawi, że za kilka lat niejawne wynagrodzenia włożymy między bajki?

Prace nad uchwaleniem nowych przepisów w zakresie zwiększenia transparentności wynagrodzenia pracowników trwały do pierwszego kwartału 2023 roku. W rezultacie 30 marca 2023 r. Parlament Europejski, a 24 kwietnia 2023 r. Rada UE, uchwaliła nową Dyrektywę w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej ,,Dyrektywa’’). Celem przedmiotowej Dyrektywy jest rozwiązanie problemu utrzymującego się, niedostatecznego egzekwowania podstawowego prawa do równego wynagrodzenia oraz zapewnienie, aby prawo to przestrzegane było w całej UE dzięki ustanowieniu norm w zakresie przejrzystości wynagrodzeń, a tym samym umożliwieniu pracownikom dochodzenia ich praw do równego wynagrodzenia. Zgodnie z założeniami implementacja przepisów wspólnotowych do porządku prawnego każdego z państw członkowskich ma nastąpić do 7 czerwca 2026 roku. Przejrzystość płacowa ma wzmocnić pozycję prawną pracownika względem pracodawcy, zwłaszcza w zakresie podnoszenia ewentualnych roszczeń w związku z wystąpieniem różnic w wynagradzaniu. Nowe regulacje będą obejmować zarówno sektor prywatny, jak i sektor publiczny. Brak zastosowania się przez pracodawców do postanowień Dyrektywy będzie skutkował nałożeniem kar finansowych, których wymiar zostanie ustalony przez ustawodawców poszczególnych państw członkowskich. Jakie zmiany wprowadza Dyrektywa o jawności i transparentności wynagradzania oraz jakie nowe rozwiązania prawne niesie za sobą?

Transparentność i jawność wynagradzania – co wchodzi w ich skład?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 lit. a Dyrektywy, wynagrodzenie zostało zdefiniowane jako zwykła, podstawowa lub minimalna płaca godzinowa bądź płaca miesięczna oraz inne świadczenia pieniężne i rzeczowe. Warto podkreślić, że zgodnie z ww. definicją legalną, przez pojęcie wynagrodzenia należy rozumieć nie tylko minimalne wynagrodzenie, ale również wszelkie inne korzyści majątkowe i/lub rzeczowe otrzymywane przez pracownika bezpośrednio lub pośrednio od pracodawcy z racji zatrudnienia na danym stanowisku. Powyższe wskazuje, że ustawodawca unijny dąży do sytuacji, w której ujawnieniu będą polegały dane zarówno dotyczące płacy zasadniczej, jak i wszelkich innych dodatków, w tym premii, nagród, a także świadczeń pozapłacowych, które będą miały faktyczne odzwierciedlenie w wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika. W celu zapewnienia neutralności procesu ustalania wynagrodzeń oraz rozwoju kariery zawodowej pod względem płci, pracodawca będzie zobowiązany do udostępniania pracownikom opisu obiektywnych pod względem płci, w tym wymogów związanych z wykształceniem, wymogów szkoleniowych i zawodowych, posiadanych umiejętności, wysiłku wkładanego w pracę i stopnia ponoszonej odpowiedzialności, a także charakterem realizowanej pracy. Na podstawie powyższych kryteriów możliwe będzie ustalenie, czy pracownicy wykonujący taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, znajdują się w porównywalnej sytuacji płacowej. Co więcej, dokonując porówniania sytuacji pracowników, nie będzie trzeba ograniczać się jedynie do kobiet oraz mężczyzn zatrudnionych w jednej organizacji. Dyrektywa unijna wspomina o tzw. hipotetycznym komparatorze, wobec czego w sytuacji kiedy nie będzie możliwe porównanie, czy dany pracownik jest traktowany mniej korzystnie ze swoim współpracownikiem, możliwe będzie porównanie jego sytuacji z danymi statystycznymi odnoszącymi się do średnich zarobków na danym stanowisku pracy.

Czym jest luka płacowa i jak ją obliczyć?

Zgodnie z Dyrektywą luka płacowa stanowi zjawisko polegające na dyskryminacji płacowej między kobietami a mężczyznami, objawiającej się otrzymywaniem przez kobiety niższego wynagrodzenia w stosunku do wynagrodzenia otrzymywanego przez mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Stanowi ona różnicę pomiędzy stawkami godzinowymi brutto, które otrzymują kobiety i mężczyźni za świadczoną pracę. Oblicza się ją na podstawie wynagrodzeń wypłacanych bezpośrednio pracownikom przed odliczeniem podatku dochodowego i składek na ubezpieczenie społeczne.

Kogo będzie dotyczył obowiązek transparentności wynagradzania oraz obowiązek sprawozdawczości?

Zgodnie z Dyrektywą pracodawcy będą musieli informować o zarobkach osiąganych przez kobiety i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości oraz będą musieli podejmować stosowne działania, jeżeli luka płacowa wyniesienie więcej niż 5%. Przekroczenie progu 5% luki płacowej będzie miało zasadnicze znaczenie przede wszystkim dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Zgodnie z postanowieniami Dyrektywy przedsiębiorstwa, które zatrudniają ponad 250 pracowników, będą zobowiązane do sporządzania corocznego sprawozdania na temat swojej sytuacji w zakresie pojawiającej się luki płacowej ze względu na płeć. Średni przedsiębiorcy zatrudniający ponad 150 pracowników będą zobowiązani do przedstawienia takich sprawozdań co trzy lata. Natomiast organizacje zatrudniające mniej niż 100 pracowników nie będą objęte obowiązkiem sprawozdawczości. Należy również nadmienić, że Dyrektywa przewiduje alternatywne rozwiązanie w ww. zakresie – mianowicie udostępnienie informacji dotyczących transparentności warunków zatrudnienia u danego pracodawcy może nastąpić poprzez samodzielne działania organów państwowych na podstawie danych administracyjnych, dostarczonych przez pracodawców organom podatkowym oraz zakładom ubezpieczeń społecznych. Wybór adekwatnego narzędzia w zakresie przekazania i upubliczniania informacji ostatecznie pozostawiono ustawodawcom państw członkowskich.

Jaki zakres informacji będzie obejmował obowiązek sprawozdawczy pracodawcy?

Na pracodawcy będzie spoczywał ustawowy obowiązek sprawozdawczości polegający na przekazywaniu informacji dotyczących:

różnic w wynagrodzeniu wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej,
różnic w wynagrodzeniu wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
mediany różnic w wynagrodzeniu wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej;
mediany różnic w wynagrodzeniu wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej w formie składników uzupełniających lub zmiennych;
odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej, otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne;
odsetka pracowników płci żeńskiej i męskiej w każdym kwartylu przedziału wynagrodzenia;
różnic w wynagrodzeniu pracowników płci żeńskiej i męskiej w podziale na kategorie pracowników, według stałego wynagrodzenia podstawowego oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Prawo do informacji

Dyrektywa mocny akcent stawia na zapewnienie pracownikowi prawa do informacji, w szczególności polegającego na udostępnianiu niezbędnych informacji pozwalających im ocenić, czy w porównaniu z innymi pracownikami w tej samej organizacji, wykonującymi taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości, otrzymują wynagrodzenie w sposób niedyskryminacyjny, oraz w razie potrzeby, dochodzić swojego prawa do równego wynagrodzenia. Co więcej, pracodawca będzie zobowiązany do informowania wszystkich pracowników, w ujęciu rocznym, o przysługującym im prawie do otrzymywania takich informacji i dostarczania ich w rozsądnym terminie. Niezwykle istotną zmianą wskazaną w Dyrektywie jest zakazanie stosowania klauzul poufności o wysokości wynagrodzenia otrzymywanego przez danego pracownika. Działanie to ma na celu wspieranie potencjalnych ofiar dyskryminacji płacowej ze względu na płeć oraz egzekwowanie prawa kobiet i mężczyzn do równego wynagrodzenia za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Z drugiej strony, pracodawcy mogą zażądać, aby wykorzystanie wszelkich uzyskanych informacji ograniczało się do egzekwowania prawa do równego wynagrodzenia.

Przejrzystość wynagradzania przed zatrudnieniem, czyli proces rekrutacyjny po nowemu

Dyrektywy będą miały również wpływ na przedstawianie przez pracodawców ofert pracy, jak również na organizację procesu i przebiegu rozmów rekrutacyjnych. Do tej pory częstą praktyką stosowaną podczas rozmów rekrutacyjnych przez potencjalnych pracodawców było zadawanie kandydatom pytań o satysfakcjonującą ich wysokość wynagrodzenia, jakie chcieliby otrzymywać za wykonywaną pracę. W związku ze zmianą przepisów oraz koniecznością zapewnienia dostępu do informacji, a także wprowadzeniem po stronie pracodawcy obowiązku sprawozdawczości, wyżej wskazana praktyka będzie musiała ulec zmianie. Pracodawca w ofercie pracy lub przed rozmową rekrutacyjną będzie zobligowany do uprzedniego informowania kandydatów o początkowym poziomie lub przedziale wynagrodzenia na danym stanowisku. Pracodawca również nie będzie mógł zadawać pytań o wysokość wynagrodzenia, jakie kandydaci otrzymywali u dotychczasowych pracodawców.

Jakie wyzwania organizacyjne dla pracodawców?

Dostosowanie wewnętrznych procedur przez pracodawcę do zmieniających się przepisów prawa pracy nie jest łatwym zadaniem. Dla działów HR, w szczególności przedsiębiorców, którzy zobowiązani są do wypełniania obowiązków sprawozdawczych, będą stanowiły wyzwanie komunikacyjne i administracyjne. Przewidziane przez Dyrektywę zmiany mają szansę wstrząsnąć rynkiem pracy. Każda organizacja bowiem będzie zobowiązana do przejrzenia swojej polityki wynagrodzeń pod kątem równości i transparentności płac, a następnie właściwego dopasowania jej do nowych regulacji. Dyrektywa będzie miała znaczący wpływ na konieczność wprowadzenia zmian w dotychczasowej polityce płacowej w organizacji, w związku z czym jedną z zasadniczych czynności będzie konieczność zadbania o precyzyjne określenie zmiany wpływającej na wysokość wynagrodzenia każdego stanowiska pracy. Ponadto konieczne będzie przeprowadzenie weryfikacji i opracowanie skrupulatnej sieci płac z dokładnym uwzględnieniem grup zaszeregowania pracowników, wskazanie jasnych zasad oraz założeń, według których kształtowana jest polityka płacowa pracodawcy, a także zapewnienie otwartości dialogu z pracownikami w zakresie ustalenia obiektywnych przesłanek uzasadniających wysokość przysługującego mu wynagrodzenia.