Umowa zarządzania a WHT 

Wielu przedsiębiorców działających w międzynarodowych grupach kapitałowych stosuje sprawdzony, wydawałoby się, model zarządzania. Menedżerowie z zagranicy pełnią funkcje w zarządach polskich spółek, ale formalnie pozostają zatrudnieni i opłacani przez zagraniczną spółkę-matkę. Polska spółka-córka z reguły nie przelewa żadnych środków bezpośrednio na konto takiego członka zarządu, a jedynie rozlicza się ze spółką-matką na podstawie umowy o świadczenie usług zarządczych (tzw. management fee).

Dla wielu firm oznaczało to brak konieczności zaprzątania sobie głowy podatkiem u źródła (WHT) – nie całkiem, bo z tytułu umowy zarządzania taki obowiązek też powstaje, ale z perspektywy wynagrodzenia dla menadżera.

Otóż KIS twierdzi inaczej. Najnowsza interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 lipca 2026 r. (znak: 0114-KDIP3-2.4011.525.2026.4.JM) bezlitośnie weryfikuje to podejście i nakłada na polskie podmioty rygorystyczne obowiązki płatnika.

Ciężar ekonomiczny ważniejszy niż bezpośredni przelew 

Sednem sporu w analizowanej interpretacji był fakt braku bezpośrednich relacji finansowych i prawnych między polską spółką a zagranicznym menedżerem. Zarządca otrzymywał pełne wynagrodzenie (w tym część za zarządzanie polskim podmiotem) z zagranicy.

Dyrektor KIS wskazał jednak jednoznacznie, że brak fizycznego przelewu z konta polskiej spółki na konto menedżera nie zwalnia jej z obowiązków płatnika. Kluczowe wnioski z rozstrzygnięcia organu opierają się na trzech filarach:

• polska spółka płacąc zagranicznej spółce-matce za usługi zarządzania, de facto pokrywa koszty wynagrodzenia menedżera. To ona ponosi "ekonomiczny ciężar" tej zapłaty, co w oczach fiskusa czyni ją płatnikiem podatku u źródła.
• zgodnie z art. 16 ust. 1 Modelowej Konwencji OECD (w tym przypadku umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Niemcami), wynagrodzenia członków zarządu podlegają opodatkowaniu w państwie, w którym spółka ma siedzibę. Fakt, że umowa o pracę została zawarta za granicą, schodzi na dalszy plan.
• dla tej specyficznej kategorii dochodów nie jest istotne, czy menedżer wykonuje swoje zadania fizycznie w warszawskim biurze, czy zdalnie ze swojego domu wBerlinie lub Paryżu. Samo pełnienie funkcji w zarządzie polskiej osoby prawnej tworzy tzw. zakład podatkowy dla tego dochodu w Polsce.

Konkretne obowiązki polskiej spółki 

Stanowisko KIS oznacza, że polskie spółki funkcjonujące w tym modelu muszą radykalnie zmienić podejście do rozliczeń wewnątrzgrupowych. Jeśli wynagrodzenie za funkcje zarządcze jest wyodrębnione (lub możliwe do wyodrębnienia) z ogólnej puli kosztów na fakturze od spółki-matki, polski podmiot musi dopełnić następujących formalności:

• pobrać 20% zryczałtowanego podatku dochodowego (PIT) od części wynagrodzenia przypadającej na funkcję w polskim zarządzie (chyba, że jest w posiadaniu certyfikatu rezydencji podatkowej menadżera);
• złożyć roczną deklarację PIT-8AR do właściwego urzędu skarbowego;
• wystawić imienną informację IFT-1R i przekazać ją zarówno zagranicznemu menedżerowi, jak i polskiemu fiskusowi.

Co należy zrobić już teraz?

Przede wszystkim należy zweryfikować swoje modele rozliczeń z zagraniczną centralą. Konieczny jest audyt umów typu management fee.

Niejednokrotnie trafiają do nas klienci, którzy niestety błędnie zakładają, że podatek u źródła (WHT) ich nie dotyczy – czy to w relacjach z podmiotami powiązanymi, jak i tymi niepowiązanymi.

A jak wskazywaliśmy już w artykule: https://kancelariarbr.pl/blog/podatek-u-zrodla-wht-czy-trzeba-sie-nim-martwic/#kas-nie-siedzi-z-zalozonymi-rekami, KAS bardzo interesuje się tym podatkiem!

Czy interpretacja ma szansę zostać uchylona?

Oczywiście od wskazanej interpretacji zainteresowany podatnik może się odwołać, ale czy będzie to miało pozytywny dla niego skutek? Nieśmiało twierdzimy, że nie.

A czy w niniejszej sytuacji dało się uniknąć takich konsekwencji? Uważamy, że tak, ale na temat tych szczegółów chętnie porozmawiamy 😊

Co możemy dla Ciebie zrobić?

• sprawdzimy Twoje umowy;
• przygotujemy ich odpowiednią treść;
• wytłumaczymy wszelkie wątpliwości;
• zrobimy audyt;
• przygotujemy dokumenty zabezpieczające.

Co ważne, jesteśmy zespołem radców prawnych i doradców podatkowych – jeżeli oddasz to w nasze ręce, zaopiekujemy się Twoimi rozliczeniami w całości i przekażemy nasze dodatkowe rekomendacje.