Jak rozmawiać z kandydatem, aby zweryfikować jego umiejętności, a jednocześnie zbudować pozytywny obraz firmy i zachęcić go do podjęcia współpracy?
Rozmowa rekrutacyjna to nie tylko sposób na pozyskanie dobrego pracownika, ale również sposób budowania własnej marki i pozytywnego obrazu pracodawcy. Jednocześnie przeprowadzenie rozmowy rekrutacyjnej wymaga przestrzegania przepisów prawa (Kodeksu pracy, przepisów RODO oraz innych regulacji unijnych), w tym w szczególności zasad niedyskryminacji i równego traktowania.
Mając na uwadze, że rozmowa rekrutacyjna często jest stresującym i trudnym wydarzeniem nie tylko dla kandydata, ale także i dla rekrutera, postanowiliśmy zebrać dla Was praktyczne rady, które pozwolą Wam na przeprowadzenie poprawnej i wartościowej rozmowy kwalifikacyjnej.
🔍 PRZED REKRUACJĄ
- Obiektywnie zdefiniuj stanowisko pracy i wymagania stawiane kandydatom
✅ Jasno określ umiejętności, kwalifikacje i doświadczenie
❌ Unikaj niejasnych sformułowań, niepotrzebnych wymagań, nie koloryzuj rzeczywistości
2. Przygotuj neutralne ogłoszenie
✅ Stosuj język inkluzywny i neutralny płciowo
❌ Unikaj odniesień do wieku, płci, rasy, orientacji, wyznania, niepełnosprawności itp.
3. Ustal uniwersalne pytania
✅ Pytania muszą być równe dla wszystkich kandydatów, niezależnie od płci czy wieku
✅ Pytania mają dotyczyć tylko pracy, doświadczenia oraz kompetencji
4. Przeszkól swój zespół rekrutacyjny
✅ Upewnij się, że rekruterzy znają zasady równego traktowania
✅ Ustal jednolity schemat rozmowy rekrutacyjnej
5. Zadbaj o sposób komunikacji z kandydatem
✅ Poinformuj kandydata o wszystkich istotnych kwestiach dotyczących spotkania, takich jak czas, miejsce, sposób jego przeprowadzenia
✅ Jeśli to możliwe, przedstaw alternatywne formy spotkania
✅ Skontaktuj się z kandydatem w dniu poprzedzającym rozmowę, aby potwierdzić aktualność spotkania
6. Przygotuj miejsce rozmowy
✅ Jeżeli rozmowa odbywa się w biurze, zadbaj o kameralną atmosferę (bez obecności osób trzecich, które nie biorą udziału w procesie rekrutacyjnym), tak aby nikt nie zakłócał Waszej rozmowy
✅ Pamiętaj również o wyciszeniu wszelkich powiadomień, tak aby cała Twoja uwaga była skupiona na rozmowie z kandydatem
7. Umieść klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych w ogłoszeniu lub na początku rozmowy – poinformuj kandydata o:
- Administratorze danych osobowych;
- celu przetwarzania danych;
- podstawie prawnej przetwarzania;
- prawach osoby, której dane dotyczą (np. dostępu, poprawienia, usunięcia danych),
- okresie przechowywania danych,
- ewentualnym przekazywaniu danych innym podmiotom.
💬 W TRAKCIE ROZMOWY
- Powitanie kandydata
✅ Przyjdź na rozmowę z kandydatem punktualnie – rozpoczęcie rozmowy z opóźnieniem może być odebrane jako brak szacunku
✅ stwórz komfortowe warunki do rozmowy i zadbaj o przyjazną atmosferę – jeśli jest taka możliwość warto zaproponować kandydatowi coś do picia
✅ Stosuj zasady savoir – vivre’u
2. Zadawaj pytania dotyczące wyłącznie pracy i doświadczenia zawodowego
✅ Pytaj o kompetencje, umiejętności, motywację, dostępność
✅ Pytaj precyzyjnie, bez założeń
❌ Unikaj pytań osobistych - zabronione jest zadawanie pytań, które mogą prowadzić do dyskryminacji ze względu na:
- płeć
- wiek
- niepełnosprawność
- rasę
- religię lub światopogląd
- narodowość
- orientację seksualną
- przynależność polityczną lub związkową
| Jak nie pytać? | Jak można zapytać? |
| ❌ „Czy planujesz dzieci?” ❌ „Ile masz lat?” ❌ „Czy pochodzisz z Polski?” ❌ „Na kogo głosowałaś/eś w wyborach?” ❌ „Czy jesteś osobą z niepełnosprawnościami?” | ✅ „Jakie są Twoje preferencje dotyczące godzin pracy?” ✅ „Czy posiadasz wymagane doświadczenie na to stanowisko”? |
3. Dokumentuj rozmowę
✅ Zaangażuj w proces co najmniej 2 rekruterów
✅ Notuj odpowiedzi w sposób obiektywny – nie stosuj komentarzy o charakterze osobistym
✅ Nie przechowuj notatek zawierających dane wrażliwe
✅ Przestrzegaj zasad ochrony danych osobowych (RODO)
Zgodnie z kodeksem pracy, od kandydata możesz żądać jedynie następujących danych:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe,
- wykształcenie (tylko jeśli jest to wymagane do wykonywania pracy),
- kwalifikacje zawodowe (jeśli są niezbędne do pracy),
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia (jeśli jest istotny dla stanowiska)
4. Kontroluj czas rozmowy – zbyt długie lub zbyt krótkie spotkanie może być źle odebrane
5. Zachęć kandydata to zdawania własnych pytań podczas spotkania
6. Przedstaw kandydatowi dalsze etapy rekrutacji
⚖️ PO REKRUTACJI
✅ Poinformuj kandydata o zakończeniu procesu rekrutacji oraz o Twojej decyzji
✅ Podziękuj kandydatowi za udział i przekaż mu konstruktywny feedback – najlepiej, aby był on spersonalizowany, a nie jednakowy dla wszystkich uczestników procesu.
✅ Pozyskaj zgodę na zachowanie CV w bazie danych (jeśli planujesz kontakt w przyszłości) – zgoda powinna być dobrowolna i łatwa do wycofania.
W ramach podsumowania przygotowaliśmy dla Was schemat niedyskryminującej rozmowy kwalifikacyjnej, który możecie mieć zawsze pod ręką jako praktyczne narzędzie wspierające rekrutację – plik w załączniku.
Maria Chmielewska, Aplikant Radcowski
